INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

per l’applicativo AIRESP di segreteria telefonica ad intelligenza artificiale

(Versione conforme a GDPR, UK GDPR, CCPA/CPRA, PIPEDA, LGPD, nLPD, Privacy Act AU)

1. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento è:

[Nome e cognome del professionista / sviluppatore] [Indirizzo] [Email] [PEC] [Telefono]

2. Descrizione del servizio

L’applicativo è una segreteria telefonica basata su intelligenza artificiale che:

• gestisce automaticamente le chiamate entranti quando l’utente è impegnato;

• dialoga con il chiamante tramite operatore virtuale IA;

• accede all’agenda elettronica dell’utente e vi inserisce appuntamenti;

• gestisce messaggi vocali, trascrizioni e riassunti;

• invia SMS di conferma e promemoria;

• utilizza servizi terzi (Retell AI, ElevenLabs, Make.com, Twilio, Google Calendar).

Dal documento allegato:

“L’applicativo deve poter accedere all’agenda elettronica dell’utente e operarvi.” “L’operatore… interloquisce con il chiamante… comprendere le sue esigenze.” “I messaggi non ascoltati vengono conservati nella memoria del telefono per trenta giorni.”

3. Categorie di dati trattati

3.1 Dati dell’utente

• Numero di telefono

• Credenziali di accesso

• Agenda elettronica (eventi, orari, luoghi)

• Preferenze di impostazione (titolo professionale, genere, orari di lavoro)

• Rubrica telefonica (solo se autorizzata)

3.2 Dati dei chiamanti (“interlocutori”)

• Numero chiamante

• Nome associato in rubrica (se presente)

• Contenuto della conversazione

• Messaggi vocali (fino a 15 minuti)

• Trascrizioni e riassunti

• Motivi dell’urgenza (max 200 battute)

3.3 Dati tecnici

• Metadati delle chiamate

• Log di sistema

• Identificativi dei dispositivi

• Eventi generati da Retell AI, Make.com, Twilio

4. Finalità del trattamento

4.1 Finalità principali

• Gestione automatizzata delle chiamate entranti

• Fissazione appuntamenti professionali

• Gestione urgenze

• Registrazione e conservazione dei messaggi vocali

• Trascrizione e sintesi dei messaggi

• Invio di SMS di conferma e promemoria

• Notifiche all’utente

• Funzionamento tecnico dell’app

4.2 Finalità ulteriori

• Sicurezza informatica

• Prevenzione abusi

• Manutenzione e miglioramento del servizio

• Statistiche anonime

5. Basi giuridiche del trattamento (GDPR)

• Contratto (art. 6.1.b): funzionamento dell’app

• Consenso (art. 6.1.a):

  • chiamanti che proseguono la conversazione dopo il preambolo

  • accesso alla rubrica

  • accesso all’agenda

• Legittimo interesse (art. 6.1.f): sicurezza, prevenzione abusi

• Obblighi di legge (art. 6.1.c): conservazione log tecnici

Per i dati particolari (es. motivi dell’urgenza che possono contenere informazioni sensibili):

• Consenso esplicito (art. 9.2.a)

6. Conservazione dei dati

Dal documento:

“I messaggi non ascoltati vengono conservati nella memoria del telefono per trenta giorni, dopodiché sono automaticamente cancellati…”

Politica di conservazione:

• Messaggi vocali: 30 giorni

• Trascrizioni e riassunti: 30 giorni

• Log tecnici: 90 giorni

• Dati agenda: fino alla cancellazione dell’evento

• Dati account: fino alla chiusura dell’account

7. Destinatari dei dati

Fornitori terzi (Data Processor)

• Twilio – gestione chiamate e SMS

• Retell AI – dialogo vocale IA

• ElevenLabs – sintesi vocale

• Make.com – orchestrazione dei flussi

• Google Calendar – gestione agenda

• Hosting cloud (se presente)

Tutti i fornitori operano come responsabili del trattamento.

8. Trasferimenti extra UE

I dati possono essere trasferiti verso:

• USA (Twilio, Retell AI, ElevenLabs, Make.com, Google)

• Canada

• Brasile

• Regno Unito

• Svizzera

• Australia

Misure adottate:

• Clausole contrattuali standard (SCC)

• Misure supplementari (cifratura, pseudonimizzazione)

• Valutazioni d’impatto sui trasferimenti (TIA)

9. Diritti degli interessati (GDPR, UK GDPR, LGPD, nLPD)

• Accesso

• Rettifica

• Cancellazione

• Limitazione

• Portabilità

• Opposizione

• Revoca del consenso

• Reclamo all’autorità competente

10. Diritti dei consumatori USA (CCPA/CPRA)

Per gli utenti residenti in California:

• Diritto di conoscere quali dati vengono raccolti

• Diritto di richiedere la cancellazione

• Diritto di opt‑out dalla vendita dei dati (non applicabile: nessuna vendita)

• Diritto di non subire discriminazioni per l’esercizio dei diritti

11. Diritti Canada (PIPEDA)

• Diritto di accesso

• Diritto di contestazione dell’accuratezza

• Diritto di revoca del consenso

• Diritto di ricorso all’Ombudsman

12. Diritti Brasile (LGPD)

• Conferma del trattamento

• Accesso

• Correzione

• Anonimizzazione

• Portabilità

• Cancellazione

• Informazioni sui responsabili

• Revoca del consenso

13. Diritti Australia (Privacy Act 1988)

• Accesso

• Correzione

• Reclamo all’OAIC

14. Sicurezza dei dati

Misure adottate:

• Cifratura dei messaggi vocali

• Cifratura delle trascrizioni

• Autenticazione forte

• Minimizzazione dei dati

• Logging degli accessi

• Cancellazione automatica dopo 30 giorni

• Protezione contro accessi non autorizzati

• Backup cifrati

15. Automazione decisionale e IA

L’app utilizza IA per:

• dialogare con il chiamante

• comprendere richieste

• sintetizzare messaggi

• proporre appuntamenti

• valutare urgenze

Non vi è profilazione commerciale.

16. Informazioni per i chiamanti (preambolo vocale)

Dal documento:

“Risponde la segreteria telefonica ad intelligenza artificiale… proseguendo la conversazione Lei acconsente al trattamento automatizzato dei Suoi dati…”

Questo preambolo costituisce informativa semplificata + raccolta del consenso.

17. Contatti per l’esercizio dei diritti

[Email dedicata privacy] [PEC] [Indirizzo]