La Segreteria telefonica ad intelligenza artificiale è un assistente che risponde alle chiamate quando non puoi farlo personalmente, dialoga con il chiamante, gestisce appuntamenti, urgenze e messaggi vocali, e ti avvisa in tempo reale delle comunicazioni importanti.
Il sistema utilizza tecnologie avanzate di intelligenza artificiale e servizi professionali per garantire precisione, cortesia e continuità operativa.
Per utilizzare l’app è necessario:
Smartphone Android o iOS aggiornato
Connessione Internet stabile
Account Google (per l’agenda elettronica)
Permessi per:
notifiche
microfono
rubrica (facoltativo)
accesso al calendario
Installa l’app dallo store.
Apri l’app e crea il tuo account.
Concedi i permessi richiesti.
Inserisci:
nome e cognome
eventuale titolo professionale (es. Avvocato, Dottore, Architetto)
genere grammaticale (maschile/femminile)
preferenza per voce maschile o femminile dell’operatore
Collega il tuo Google Calendar.
Collega il numero telefonico fornito dal servizio (Twilio).
La segreteria si attiva automaticamente quando:
sei impegnato in un evento del calendario
sei già al telefono
non rispondi entro 15 secondi
Il chiamante ascolterà il preambolo:
“Risponde la segreteria telefonica ad intelligenza artificiale dell’utenza [tuo numero]; proseguendo la conversazione Lei acconsente al trattamento automatizzato dei Suoi dati…”
Se hai scelto di essere identificato con il tuo nome, l’operatore dirà:
“Risponde la segreteria telefonica ad intelligenza artificiale della/del [titolo + nome]…”
Quando arriva una chiamata, sullo schermo compaiono tre opzioni:
Rispondi
Fai dire che richiamerai appena possibile
Fai chiedere di riprovare più tardi
puoi scegliere tra 5, 10, 15 o 20 minuti
Se non tocchi nulla per 15 secondi, la segreteria risponde automaticamente.
Questa funzione è facoltativa e pensata per professionisti (medici, avvocati, consulenti, dentisti, ecc.).
Nel menu Impostazioni professionali puoi:
attivare il segretariato
indicare la tua professione
inserire orari di lavoro
indicare giorni di ferie
specificare le prestazioni che offri
definire la durata di ogni prestazione
scegliere se la segreteria deve operare solo negli orari di lavoro o sempre
Quando un cliente chiama:
L’operatore chiede se vuole parlare con te o fissare un appuntamento.
Se chiede un appuntamento:
l’operatore chiede la prestazione (se hai impostato durate diverse)
consulta la tua agenda
propone il primo slot disponibile
Se il cliente rifiuta:
l’operatore propone le prime 10 alternative successive
Quando il cliente accetta:
l’app inserisce l’appuntamento nel tuo Google Calendar
invia un SMS di conferma
invia un SMS di promemoria 24 ore prima
Se il cliente vuole spostare un appuntamento fissato dalla segreteria → la segreteria ripete il flusso.
Se vuole spostare un appuntamento fissato direttamente con te → l’operatore lo invita a contattarti personalmente.
Se il chiamante dichiara urgenza:
L’operatore chiede il motivo.
L’IA sintetizza il motivo (max 200 caratteri).
Il tuo telefono vibra e si illumina.
Compare una notifica con:
numero chiamante
nome (se in rubrica)
dicitura “URGENTE”
motivo dell’urgenza
Hai 15 secondi per rispondere. Se non rispondi, l’operatore informa il chiamante che non sei disponibile.
Se il chiamante vuole lasciare un messaggio:
ha 4 secondi per iniziare a parlare
può parlare fino a 15 minuti
l’operatore lo congeda quando:
smette di parlare per 3 secondi
scade il tempo
rifiuta di lasciare un messaggio
I messaggi sono conservati per 30 giorni.
Dopo 30 giorni vengono cancellati automaticamente.
Puoi:
ascoltarli
archiviarli
cancellarli
estrarre trascrizione
estrarre riassunto
Durante l’ascolto puoi:
mettere in pausa
avanzare
aumentare la velocità (1X → 1.5X → 2X)
Se il chiamante è in rubrica:
l’operatore dice: “La faccio richiamare appena si libera”
l’app mostra un pannello “Devi richiamare” con i nomi dei chiamanti
L’icona dell’app mostra un numero rosso con i messaggi non ascoltati
Ricevi una notifica nel pannello del telefono
Notifica immediata con vibrazione e schermo illuminato
Trovi:
elenco dei messaggi
durata
icona “non ascoltato” / “ascoltato”
icone per trascrizione e riassunto (se generati)
voce dell’operatore (maschile/femminile)
nome e titolo professionale
genere grammaticale
orari di lavoro
prestazioni e durate
operatività illimitata o limitata
gestione rubrica
gestione agenda
gestione SMS
Mantieni aggiornata l’agenda per evitare sovrapposizioni.
Imposta correttamente le durate delle prestazioni.
Archivia i messaggi importanti prima dei 30 giorni.
Controlla periodicamente il pannello “Devi richiamare”.
Usa la funzione di urgenza per filtrare le chiamate critiche.
Per supporto tecnico:
[Email assistenza] [PEC] [Telefono]